Журнал учета печатей и штампов – один из важных документов организации, который требует особого внимания при его хранении. Ведь именно в журнале содержится информация о нанесении печати и штампа на документы и договоры, что является доказательством заключения сделок.
Для того, чтобы правильно организовать хранение журнала, необходимо придерживаться определенных правил и рекомендаций. Во-первых, журнал учета печатей и штампов следует хранить в специально отведенном для этого месте, которое должно быть закрытым на ключ или иметь другой вид защиты.
Кроме того, для предотвращения несанкционированного доступа к журналу рекомендуется вести учет о всех лицах, имеющих право получать доступ к нему. В журнале должны фиксироваться дата и время получения или возврата журнала, а также подписи сотрудников, ответственных за его передачу.
Очень важно, чтобы вести постоянное учетное дело с записями о передаче и получении журнала учета печатей и штампов. Записи должны быть подтверждены подписью лица, получившего журнал, и лица, передавшего его. Этот документ станет неотъемлемой частью карточки служащего и будет иметь юридическую силу в случае проверки со стороны соответствующих органов.